新人如何写好项目立项书与需求文档：大厂HR的实用指南

最近面试了不少应届生，发现一个挺有意思的现象：很多人简历上写着「精通项目管理」，但当我问到「如果让你写一份项目立项书，你会从哪些方面考虑」时，有一半人都支支吾吾答不上来。这让我想起自己刚入行时，也是看着那些专业术语发懵。

其实写项目文档没想象中那么难，关键在于掌握正确的方法。在我看来，立项书就像是你给老板画的一张地图，得让ta一眼就能看清楚：我们要去哪里？为什么要去？怎么去？花多少钱去？而需求文档更像是建造房子的施工图，得让开发团队明白每个细节怎么做。

先说立项书吧。我在阿里带新人时有个习惯，会让他们先回答三个问题：这个项目解决了什么痛点？为什么现在要做？预期的投入产出比是多少？这三个问题看似简单，却能帮你理清思路。比如有个应届生想做「智能考勤系统」，我就问他：现在手动打卡最大的问题是什么？他说是统计效率低。我又问：为什么现在这个时机合适？他说公司正好在推行数字化转型。最后我问：开发这个系统要花多少钱，能节省多少人力成本？他一下子就卡壳了。

这里有个小技巧：立项书一定要量化。不要写「提高效率」，要写「预计节省每月40小时人工统计时间」。不要写「提升用户体验」，要写「预计用户满意度提升15%」。大厂的老板们最看重数据，因为数据不会说谎。

再说需求文档。我发现很多新人容易犯两个错误：要么写得太简单，开发团队看不懂；要么写得太复杂，把自己都绕晕了。其实好的需求文档就像好菜谱，得让每个厨师都能做出同样的味道。

我建议采用「用户故事」的写法。比如不要写「用户需要登录功能」，而是写「作为普通用户，我希望通过手机号登录，以便快速使用核心功能」。这样的写法能让开发团队更好地理解用户场景。

说到场景，我强烈推荐大家去Qgenius的联合国可持续发展培训项目看看。他们教的「用户旅程地图」方法特别实用，能帮你梳理出完整的用户需求链条。而且拿到联合国颁发的证书，在面试时也是个加分项。

最后给新人几个实用建议：第一，多使用模板。大厂内部通常都有标准模板，可以找前辈要一份参考。第二，多用图表。一图胜千言，流程图、架构图能让你的文档更清晰。第三，写完一定要找相关同事评审。我见过太多因为需求不明确导致项目返工的案例了。

对了，如果你对写文档还不够自信，可以试试AI模拟面试网站上的项目管理岗位练习。虽然是文字聊天形式，但能帮你梳理思路，发现自己的不足。

记住，好的文档能力不是天生的，而是练出来的。你现在写的每一份文档，都是在为未来的晋升做准备。毕竟在大厂，会做事很重要，但让老板知道你做了什么事，更重要。